工作说明书通常是公司藉由工作分析的过程，针对个别职务所产生的工作内容、职责、权限、资格条件等的资料，通常会由工作负责人依据平时工作进行记录，再经归纳整理，最后获得主管的确认，成为正式的资料。
工作说明书不仅可以让负责执行业务的人员对自己执行的工作，有依循的规范，尚具有以下的用途：
提供招聘任用的参考，以筛选符合资格条件者担任适当的职务。
做为训练发展员工的依据，协助员工发展工作所需的知识技能。
为员工晋升、轮调与职涯发展的参考。
用于工作评价，做为制定薪酬政策的依据。
明确工作职责，便于评价职务与员工，甚至做为绩效考核的重要依据。
在工作与组织设计方面，明确定义工作权责，工作关是甚至是工作流程。
工作说明书的内容与格式并无特定的规范，可依公司的需求进行规划， 但基本上应包含说明职务负责人应该做些什么、以及应具备什么条件(含知识技能)去履行自己的职责。
